А Б В Г Д Е Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я Ё
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Выберите необходимое действие:
Меню
Свернуть
Скачать книгу Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами

Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами

Язык: Русский
Год издания: 2018 год
<< 1 2 3 >>

Читать онлайн «Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами»

     
– Пожалуй, я хочу, чтобы вы подумали вот о чем.

Далее в двух предложениях он изложил то, что хотел донести до аудитории. Это снабдило контекстом все те данные, о которых он постоянно твердил. Без этих двух предложений слушатели покинули бы зал без какой-либо идеи по поводу содержимого лекции или, что еще хуже, с кашей в голове.

Мы в компании Exec|Comm уже 35 лет помогаем десяткам тысяч людей отточить навыки презентации, часто методом коучинга один на один. В этом случае для начала я обычно прошу подопечного пройтись по всему материалу, который он собирается преподнести, будь то на индивидуальной встрече с важным клиентом или на ежеквартальном общем собрании компании. Человек часто приходит с целой папкой заметок или слайдов, над которыми корпел много часов. Прослушав его речь, я спрашиваю: «Какие главные мысли должны вынести слушатели? Каково одно предложение, которое должно остаться в голове у слушателей после вашей речи?» Удивительно, как часто мне приходится слышать: «Хм. Хороший вопрос. Мне нужно минутку подумать», – что означает, что человек не сформулировал для себя, а значит, и не сообщил аудитории свою основную мысль! Задумайтесь над этим. Если сам говорящий не выражает свою главную мысль очень четко, его слушатели не знают, что им важно услышать. Поскольку мы все пропускаем информацию через свои личные фильтры, скорее всего, каждый человек в зале вынесет из речи спикера что-то свое, и каждый уйдет с разным впечатлением о намерениях докладчика. В результате он утрачивает контроль над тем, что услышат присутствующие.

Чаще всего показатель того, что мы оказали какое-то влияние на собеседника, – его способность передать наше послание кому-нибудь другому. Если вы юрист и обсуждаете некий вопрос своего клиента с помощником главного юрисконсульта, этот человек должен донести вашу мысль до главного юрисконсульта. А тот, в свою очередь, до президента компании, который донесет ее до председателя совета директоров, а тот – до своих коллег по совету. Если у вас нет четкого представления о том, что вы хотите вложить в их голову, невозможно надеяться на то, что ваше послание дойдет до адресата.

Теперь подумайте об этом с точки зрения слушателей.

Все мы принимаем молниеносные решения. Это «мы» относится к каждому: к нам как к профессионалам, к нашим клиентам, к нашим командам и коллегам. Многое из того, что мы решаем на лету, именно так и нужно решать. Послать документ по факсу или по электронной почте? Делегировать задание нижестоящему персоналу или сделать самому? Горчица или майонез?

К сожалению, также случается, что мы на лету принимаем решения и о важных вещах. Чей заказ выполнять в первую очередь? Будет ли Джек лучшим человеком для этого задания? Что рекомендовать – покупку или продажу? Всем нам случается делать выбор мгновенно, поскольку от нас требуют слишком много решений за один день. Раз такие решения бывают у каждого, если мы приходим с готовыми, мощными доступными для понимания посланиями, возможность повлиять на окружающих увеличивается. Поэтому формулировка сообщения становится ключевым фактором успеха.

Каждый раз, когда вы разговариваете с клиентами или коллегами, создавайте четкое сообщение, а именно:

• краткое;

• с использованием простого языка;

• сосредоточенное на потребностях аудитории.

Будьте кратки

Ограничьте ключевую мысль одним предложением, желательно не длиннее 10 слов. Из-за того, что сложные деловые документы написаны длинными, сложными предложениями, мы привыкли одномоментно обрабатывать крупные куски информации. Если в письменной коммуникации это еще как-то оправданно, то в устной от этого нет никакой пользы. Попробуйте в интересах слушателей разбить содержимое своей речи на более короткие предложения.

Если мы будем говорить в течение 20 минут, слушатели запомнят лишь несколько основных фраз. Необходимо, чтобы они могли схватить вашу мысль быстро и четко. Ключевой вопрос таков: сможет ли аудитория пересказать мое послание кому-нибудь еще? Если ответ «вряд ли», поскольку сообщение слишком длинное, туманное или сложное, то у вас весьма мало шансов добиться желаемого эффекта.

Прочтите вслух следующую фразу:

Активное участие каждого в мероприятиях банка чрезвычайно важно для способствования формированию в компании культуры сознательности и последовательности, которая позволит нам гордиться фирмой и поможет привлечь новых высококвалифицированных сотрудников.

Теперь оторвите глаза от текста и повторите то, что вы только что прочли.

Не получается, да? Слишком длинно. Приходится переводить на понятный язык.

Давайте постараемся сказать то же с помощью другого предложения:

Мы надеемся, что вы посетите как можно больше мероприятий компании.

Скорее всего, вы с легкостью повторите это утверждение, потому что суть бросается в глаза. Оставьте причины и детали для отдельных предложений. Эти предложения помогут проникнуться вашей идеей, но они не являются собственно идеей. Дайте аудитории такую мысль, которую просто понять и передать дальше.

Наверное, вам стоит подумать о том, чтобы закончить эти переговоры в ближайшем будущем, до серьезного изменения экономической ситуации, которое положит конец явлениям, обуславливающим подобную структуру сделки.

Когда говорящий закончит предложение, слушатели уже забудут основной посыл. Переварить такой кусок информации в один присест невозможно.

Нам необходимо поскорее заключить сделку.

Просто и ясно.

Говорите проще

Высококвалифицированные профессионалы склонны попадать в две ловушки. Во-первых, мы пытаемся показать, какие мы умные. Во-вторых, мы не замечаем, что используем отраслевой жаргон.

Масштаб речей не впечатляет. Впечатляет масштаб идей. Наша компания провела опрос более 1800 профессионалов из делового мира, чтобы выяснить, какие навыки коммуникации производят на них самое большое впечатление. Когда их попросили выбрать три главных пункта в списке из нескольких десятков, «использование сложных технических слов» не выбрал никто! В профессиональных кругах вас не оценивают по уму. В этих кругах ум – нечто само собой разумеющееся. Вас оценивают по тому влиянию, которое вы оказываете, то есть по тому, можете ли вы своими идеями побудить людей к действию.

Так что говорите по существу. Не пытайтесь быть милым или умным. Главное – ясность.

Формулировки, вызывающие отклик

Во времена Сарбейнса – Оксли[1 - Закон Сарбейнса – Оксли (Sarbanes-Oxley Act, SOX) был принят в 2002 г. в результате ряда скандалов с отчетностью крупных компаний, таких как Enron и WorldCom. – Здесь и далее прим. пер.], когда регулирование рисков было одной из самых горячих тем в бизнесе, я работал с руководством крупной фирмы по оказанию профессиональных услуг. Шла подготовка к ежегодному общему собранию.

Партнер, возглавляющий группу по управлению рисками, очень беспокоился о формулировке своего сообщения партнерам. Он знал, что каждый партнер волнуется о собственном риске, но одновременно и о тех ограничениях, которые наложит на него новое регулирование.

Первоначально он думал, что главная мысль должна звучать примерно так: «Нашей фирме нужна серьезная система управления рисками, чтобы нам всем не угодить в тюрьму». Совершенно ясно, что эта формулировка не отвечает нашим критериям, а именно:

• Она слишком длинная и ее не так-то легко повторить (14 слов).

• Она делает акцент на негативе, а не на позитиве (хотя ей нельзя отказать в непосредственной направленности на слушателя).

Применив наши критерии, мы добились такой формулировки: «Давайте активно контролировать риски, чтобы они не начали контролировать нас». Партнеры четко услышали посыл, а также с энтузиазмом поддержали новые правила и процедуры в области рисков.

    Лиза Беннис, бывший управляющий партнер Exec|Comm

Избегайте жаргона

Все мы проводим львиную долю времени с людьми, которые занимаются тем же, что и мы. В результате мы начинаем думать, что наши внутренние высказывания, которые коллеги схватывают на лету, понимают и все остальные. Мы забываем, как много специальной лексики проникло в нашу речь. В разговоре с коллегой жаргон упрощает жизнь, но как только мы забываем, что речь идет именно о жаргоне, и используем его в неуместной ситуации, это становится проблемой. Поставьте перед собой задачу, во-первых, замечать специальную лексику, а во-вторых, исключать ее там, где она мешает пониманию.

Каждая отрасль и каждая функция в компании вырабатывают свой уникальный словарь. Бухгалтеры, юристы, IT-специалисты, кадровики – все используют фразы, которые обладают для них с коллегами особым смыслом. Жаргон повышает эффективность в разговоре с людьми из общей сферы деятельности. Однако такая специальная лексика может быть неправильно истолкована или вовсе не понятна человеку со стороны.

Чаще всего мы даже не понимаем, что используем жаргон. Как-то наша компания Exec|Comm послала меня в Вашингтон для работы с небольшой группой партнеров в юридической компании. С утра я в качестве знакомства перекинулся парой слов с несколькими из них. Один партнер, адвокат, упомянул своих взрослых детей. Когда я спросил, где они живут, он ответил: «В трех разных юрисдикциях», применив термин, означающий место, где на них следует подавать в суд. Любой нормальный человек сказал бы: «Они живут в трех разных городах» или «Они живут в разных концах страны». Только адвокат, говоря о детях, может описывать их место жительства с позиций возможного судебного дела. Он даже не понимал, насколько «застрял» в профессиональном жаргоне.

Фокус на аудитории

Как мы уже говорили во вступлении, ваше сообщение ни в коем случае не должно быть о вас, и крайне редко оно должно быть о вашем контенте. Оно всегда о том, как вашей аудитории (слушателям или читателям) следует эту информацию использовать. Чтобы создать послание, сосредоточенное на слушателях, задайте себе вопрос: «Что данная аудитория должна почерпнуть из этой встречи?» Например, финансовый аналитик звонит утром, чтобы рассказать о ключевых акциях в его ведении. Его аудитория состоит из большого количества банкиров, которым нужна полезная информация для потенциальных звонков клиентам.

Вот версия с фокусом на самом аналитике:

Я пересмотрел свое мнение о компании Acme. Несколько месяцев назад мы считали, что у нее здоровые основные показатели, а изменения, которые руководство внедряло в структуру компании, помогут исправить некоторые противоречивые шаги, сделанные в прошлом. Мы снова изучили вопрос и теперь убеждены…

Если я – финансовый консультант, слушающий сообщение, мне уже смертельно скучно. Аналитик использовал первые 15 секунд трехминутного сообщения, говоря о себе и своем мыслительном процессе. До сих пор я не услышал ничего, что смогу использовать в разговоре со своим клиентом.

Версия с фокусом на слушателях:

Сегодня же позвоните своим клиентам и рекомендуйте им продать акции компании Acme. Наша рекомендация покупать их несколько месяцев назад была правильной, но пришло время сменить тактику.

В первых двух предложения аналитик снабдил консультантов ключевой мыслью для звонка клиентам. Он сосредоточился не на самом сообщении, а на том, как аудитория этим сообщением воспользуется.

Трудно сказать, насколько быстро некоторые слушатели составят свое мнение о предмете. Дайте аудитории главную информацию в самом начале, чтобы их возможное мгновенное решение было основано на правильных мыслях. Не так уж часто ваши слушатели уделяют достаточно времени раздумьям над фундаментальными вопросами, связанными с их положением. Поэтому и вам, и вашей аудитории выгодно, чтобы послание было коротким, простым для понимания и сосредоточенным на нуждах слушателей. Таким образом вы сможете оказывать больше влияния на окружающих.

Поддерживаем отношения

Иногда цель профессионального общения – просто поддержать отношения. Безусловно, немало деловых решений основано на аналитических данных и репутации, но не меньше их рождается из личных связей и отношений.

Вы по праву гордитесь тем, что предлагаете своим клиентам и заказчикам. Речь идет об уникальных услугах. Они основаны на вашем интеллекте, опыте, репутации компании. Вы предлагаете клиенту нечто особенное. Однако, к сожалению, с его позиции большинство ваших услуг вполне заменяемы. Он может купить качественные товары и услуги у вас, а если вдруг его не устроит качество сервиса или цена, он может перейти через дорогу и купить такие же прекрасные товары и услуги у кого-нибудь другого. Ничего плохого в этом нет: такого рода конкуренция помогает оставаться в форме. Благодаря ей мы стремимся быть все лучше и лучше и не впадаем в благодушное самодовольство. Именно это сочетание гордости и смирения обеспечивает динамичную профессиональную жизнь.

Поскольку мы все работаем на конкурентном рынке, нам необходимо укреплять отношения. Люди должны хотеть работать с нами – в противном случае им будет слишком легко начать работать с кем-то другим. Как общаться так, чтобы эти отношения укреплялись?

Давайте вернемся к базовому утверждению о том, что все мы думаем только о себе. Повторяю, я говорю это без всякого осуждения; это просто объективный факт. В непринужденной беседе, когда вас спрашивают: «Как дела?» или «Как прошли выходные?», следует предполагать, что вас спрашивают из вежливости, не ожидая глубокого анализа текущей ситуации в вашей жизни или поминутного описания дня рождения ребенка. Обычно простого ответа «Хорошие выходные. Без особых приключений, просто с семьей» вполне достаточно, а дальше следует ваш вопрос: «А вы?» Когда человек ответит, примерно с таким же количеством подробностей, задайте ему вопрос-другой. Вот и все. Укрепили отношения. Теперь к работе. Исходите из предположения, что большого интереса никто не испытывает. Если кто-нибудь захочет больше подробностей, можете сказать еще пару фраз. Разумеется, тут нет никаких железных правил. Если ваше первое предложение о дне рождения ребенка звучит так: «Ну, когда надувную крепость сняли с дерева и пожарные уехали…», то у вас есть право еще на несколько фраз. Говорите.

И, разумеется, учитывайте элементы культуры, этикета. В некоторых культурах принято так: сначала отношения, потом бизнес. Есть страны, где общение – первый шаг к отношениям, и только после построения искренних взаимоотношений можно начинать строить бизнес. В этом контексте «Как поживаете?» – не просто вопрос из вежливости. На самом деле вас спрашивают: «Кто вы?» Это неподдельный интерес, попытка узнать вас глубже уровня социальных условностей. В таких ситуациях будьте готовы к долгой беседе, подробным ответам и более глубоким вопросам со своей стороны.

Всегда сохраняйте положительный настрой. Если коллега или клиент спрашивают вас о недавнем отпуске, а вы начинаете со слов: «Ужасно! Отвратительно провели время!», знаете, что получается? У вас на душе все так же отвратительно, а слушать об этом никому не хотелось. Поделитесь нелепым моментом, обсудите невообразимую сумму, которую ваш друг выложил за холостяцкую вечеринку, или героические усилия по поиску развлечений для подростка в гостях у бабушки – все это показывает собеседнику, что вы тоже человек. Но после одного-двух предложений все это интересно только вашим ближайшим друзьям, и даже они начинают скучать. Отношения укрепляются, когда вы говорите о хорошем и переводите разговор на другого человека. Для выстраивания отношений важно больше узнавать о собеседнике. А когда говорите вы, то ничего не узнаёте.

Некоторым не даются светские разговоры. Вот вам простой рецепт. Начните с того, что лежит на поверхности. Если вы пришли на встречу с клиентом в плохую погоду, поговорите о дожде. Если вы никогда раньше не были у него в офисе, сделайте комплимент оформлению интерьера и спросите, как давно он в этом помещении. Во время отраслевой конференции в очереди к шведскому столу достаточно просто сказать: «Ничего себе. Они действительно постарались накрыть прекрасный стол» – глядишь, а беседа уже завязалась.

Многие не знают, с чего начать. Скорее всего, другая сторона чувствует такую же неловкость, думая, как представиться. Ваш визави будет рад любому вашему слову и будет склонен отреагировать соответственно. Вполне достаточно фразы вроде: «Я в первой раз на этой конференции. А вы уже бывали?» Другая сторона ответит – вот уже и беседа. Ловите сигналы другого человека. Если он спросит, откуда вы, достаточно ответить двумя-тремя фразами. Теперь ваша очередь задать вопрос. Простое правило: если вы слышите свой голос больше двух минут подряд, пришло время задавать вопросы. Помните, речь не о вас. Речь о нем.

Сообщения о себе
<< 1 2 3 >>
Новинки
Свернуть
Популярные книги
Свернуть